Microsoft Outlook zit boordevol honderden functies om u gemakkelijk toegang te geven tot het beheren van uw e-mailaccounts. Met deze applicatie kun je meerdere e-mailaccounts configureren in Outlook 365 en centraal toegang krijgen tot al je e-mails.
Tijdens het verzenden van e-mails of het beantwoorden van iemands e-mail, maken we over het algemeen een e-mailhandtekening in Outlook en voegen we onze handtekening toe die fungeert als visitekaartje voor de ontvanger. In plaats van herhaaldelijk onze handtekening in te typen voor elke afzonderlijke e-mail, kunnen we een Outlook-handtekening configureren voor alle uitgaande e-mails die we verzenden.
Wanneer we niet op kantoor zijn of op reis of op lange bladeren met beperkte of geen toegang tot e-mails, kunnen we ook de Outlook-afwezigheidsassistent instellen om een automatisch antwoord op Outlook te verzenden. Laten we de stappen bekijken om deze opties uit te voeren.
Met Outlook 365 en andere versies kunt u een e-mailhandtekening maken in Outlook en een of meer gepersonaliseerde Outlook-handtekeningen toevoegen voor uw meerdere e-mailaccounts. U kunt ook afbeeldingen, een logo, uw e-visitekaartje of een afbeelding van uw handgeschreven handtekening toevoegen aan uw Outlook-handtekening. Uw handtekening kan automatisch worden toegevoegd of u kunt deze per geval toevoegen aan e-mailberichten.
Om een e-mailhandtekening in Outlook te maken, moet u deze stappen volgen.
Stap 1. Open een nieuw e-mailbericht.
Stap 2. Klik in het berichtenmenu op 'Handtekening' en selecteer opnieuw 'Handtekeningen' in de vervolgkeuzelijst.
Stap 3. Klik onder de optie 'Selecteer handtekening om te bewerken' op de knop 'Nieuw' om een nieuwe handtekening toe te voegen.
Stap 3. Geef een naam aan je handtekening en klik op 'Oké'
Stap 4. Voeg uw handtekeninggegevens toe onder 'Handtekening bewerken'. U kunt uw handtekening ook kopiëren en plakken vanuit uw primaire e-mailclient. Met de opmaakbalk bovenaan kunt u uw Outlook-handtekening opmaken en stylen. U kunt het afbeeldingspictogram naast 'Visitekaartje' selecteren, door uw afbeeldingsbestand bladeren en op 'Invoegen' klikken. U kunt het formaat van de afbeelding ook aanpassen aan uw behoeften.
“Opmerking: u kunt uw websitelink, e-mailadressen en afbeeldingen toevoegen aan uw handtekening. U kunt ook pictogrammen en koppelingen voor sociale media aan uw handtekening toevoegen of een vooraf ontworpen handtekeningsjabloon aanpassen vanuit de Signatuurgalerij.”
Stap 5. Configureer onder 'Standaardhandtekening kiezen' deze opties voor uw handtekening:
Stap 6. Klik op ‘Oké’ om de instellingen op te slaan en terug te keren naar de nieuwe e-mailpagina.
“Opmerking: u kunt ook op het menu ‘Bestand’ klikken? Ga naar het tabblad 'Opties' aan de linkerkant opties? Selecteer 'Mail' in de opties aan de linkerkant in het nieuwe venster en klik bovenaan op 'Handtekeningen' (derde optie).'
We gebruiken automatische antwoorden in Outlook wanneer we afzenders willen laten weten dat we niet meteen op hun berichten kunnen reageren. Zodra we automatische antwoorden hebben ingesteld, worden ze automatisch verzonden als antwoord op elke e-mail die we ontvangen.
U kunt de onderstaande stappen volgen om Automatische antwoorden (Afwezig) Assistentie in te stellen op: Microsoft Office Outlook 2019, Outlook 2016, 2013, 2010 en Outlook voor Office 365.
"Opmerking: de functie 'Automatische antwoorden' is alleen beschikbaar met een Exchange-account dat door veel van de organisaties op grote schaal wordt gebruikt. Thuisgebruikers of gebruikers met Outlook.com (voorheen Hotmail), POP3, IMAP hebben deze functie niet.”
Stap 1. Klik op het menu 'Bestand' en ga naar het tabblad 'Info'.
Stap 2. Klik op de knop Automatische antwoorden (Afwezig).
“Opmerking: als u deze optie niet ziet, gebruikt u geen Exchange-account. Ga door naar alternatieven.”
Stap 3. Schakel het selectievakje 'Automatische antwoorden verzenden' in het dialoogvenster Automatische antwoorden in.
Stap 4. Als u zeker bent van de datum en tijdstippen, schakelt u het selectievakje 'Alleen verzenden tijdens deze periode' in. En stel de Start- en Eindtijd in.
Stap 5. Voer op het tabblad 'Binnen mijn organisatie' een bericht in dat u binnen uw organisatie wilt verzenden, en Voer in het tabblad 'Buiten mijn organisatie' een bericht in dat u naar anderen wilt verzenden en klik op 'Oké'.
“Opmerking: als u het selectievakje ‘Alleen verzenden tijdens deze periode’ hebt geselecteerd, worden de berichten automatisch naar alle afzenders verzonden totdat de gespecificeerde datum en tijd worden gehaald, anders gaat het door totdat u de optie handmatig uitschakelt door stap 1 te volgen en 'Geen automatische antwoorden verzenden' aan te vinken keuze."
Als u een niet-Exchange-account gebruikt, wordt het proces een beetje problematisch om een automatisch antwoord op Outlook in te stellen. U moet een berichtsjabloon maken en vervolgens een regel instellen om dat bericht te verzenden als antwoord op de ontvangen berichten.
Stap 1. Open een nieuw e-mailbericht en voer als onderwerpregel 'Afwezig' in.
Stap 2. Typ uw 'Out-Of-Office'-antwoord in (kan uw reisgegevens, alternatieve contactgegevens, uw SPOC, enz. bevatten) Houd het bericht kort en eenvoudig.
Stap 3. Klik op het menu 'Bestand' en selecteer 'Opslaan als'.
Stap 4. Kies onder de vervolgkeuzelijst 'Opslaan als type' 'Outlook-sjabloon (*.oft)' en geef het een naam.
Stap 5. Klik op de knop ‘Opslaan’ en sluit het berichtvenster. Als u daarom wordt gevraagd, kunt u op de optie 'Opslaan' klikken.
"Zodra u een bericht hebt gemaakt, moet u een regel maken om een automatisch antwoord in Outlook in te stellen."
Lees ook: Gmail en Windows Live Hotmail configureren met Microsoft Outlook
Stap 1. Zodra u op het tabblad 'Home' van Outlook bent, klikt u op de knop 'Regels' en selecteert u 'Regels en waarschuwingen beheren' in de vervolgkeuzelijst.
Stap 2. Standaard zou je op het tabblad 'E-mailregels' moeten staan, zo niet, selecteer het dan.
Stap 3. Standaard wordt de nieuwe regel toegepast op de 'Inbox-map' die u hebt geselecteerd voordat u op de knop 'Regel' klikte.
Stap 4. Klik op de knop 'Nieuwe regel' en selecteer in het gedeelte 'Begin met een lege regel' de optie 'Regel toepassen op berichten die ik ontvang' en klik op de knop 'Volgende'.
Stap 5. Selecteer optie (s) volgens uw prioriteit, aangezien ik 'When My Name Is In The To Box' heb geselecteerd. U kunt hier meerdere opties selecteren als 'Gemarkeerd als belangrijk', 'Gemarkeerd als gevoelig' of van specifieke personen en op de knop 'Volgende' klikken.
Stap 6. Hier moet u een vinkje plaatsen voor 'Beantwoorden met een specifieke sjabloon' en vervolgens op de link 'Een specifieke sjabloon' klikken onder Stap 2: Bewerk het vak met de regelbeschrijving.
Hier moet u door de sjabloon bladeren die u eerder hebt gemaakt en opgeslagen.
Stap 7. In het volgende venster is een uitzondering instellen nodig, anders klikt u op de knop 'Volgende'. Als u uitzonderingen instelt, wordt er in Outlook geen automatisch antwoord op die uitzonderingen verzonden.
Stap 8. Geef een naam aan de regel die u hebt gemaakt en zorg ervoor dat het selectievakje 'Deze regel inschakelen' is aangevinkt en klik op de knop 'Voltooien'.
"Opmerking: u krijgt een waarschuwingsbericht waarin staat dat de regel niet wordt toegepast en dat Outlook niet moet worden gesloten om de regel actief te houden."
Stap 9. Als u de regel later wilt inschakelen, laat u het selectievakje 'Deze regel inschakelen' uitgeschakeld en klikt u op de knop 'Voltooien'. Wanneer u de regel wilt inschakelen, volgt u gewoon stap 1. en Zet een vinkje voor de nieuw toegevoegde regel en klik op de knop 'Toepassen' en 'Ok'.
"Opmerking: om de regel uit te schakelen zodra u terugkomt en uw services hervat, moet u stap 1 volgen" opnieuw en schakel de regel uit die gedurende de offline tijd live was en klik op 'Toepassen' en 'Oké' knop."
U kunt de regel ook bewerken door deze te selecteren en op de knop 'Regel wijzigen' te klikken en 'Regelinstellingen bewerken' te selecteren. Het opent de bewerkingsconsole van de regel die u eerder hebt gebruikt om deze te maken.
In hetzelfde venster vindt u een optie om de regel te verwijderen als u denkt dat dit niet langer nuttig voor u is of als de instellingen niet naar wens zijn ingesteld.
Hier hebben we de 2 meest bruikbare instellingen van Microsoft Outlook behandeld. Het instellen van een Outlook-handtekening is een van de basisvereisten voor e-mailen. Nu kunt u eenvoudig een e-mailhandtekening maken in Outlook met links naar uw bedrijfslogo en de juiste opmaak. Zodra u een Outlook-e-mailhandtekening toevoegt, wordt deze automatisch toegevoegd aan al uw uitgaande e-mails of kan deze worden aangepast aan uw interesses.
We hebben ook gesproken over het instellen van een automatisch antwoord op Outlook om e-mails van Outlook-assistenten te verzenden. Een automatisch antwoord vanuit Outlook wordt verzonden naar alle of aangepaste e-mails die we in onze inbox ontvangen.
Als dit artikel nuttig voor je is gebleken, like en deel dit dan met je collega's. Voor meer van dergelijke tips, trucs en technische updates, klik op het belpictogram om regelmatig updates te krijgen van Tweak Bibliotheek. Deel uw mening over dit artikel in de commentaarsectie.
Volg ons: