แบบฟอร์มดิจิทัลเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีมหรือกลุ่มผู้ใช้ เนื่องจากทำให้สามารถสร้างเอกสารแบบจำลองได้ภายในไม่กี่วินาที เมื่อคุณทำงานกับแบบฟอร์มที่กรอกได้ สิ่งที่คุณต้องทำคือเปิดเทมเพลตที่พร้อมใช้งาน ทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นกับ ข้อความหากจำเป็น แชร์เทมเพลตที่อัปเดตกับผู้อื่น และรอจนกว่าพวกเขาจะกรอกไฟล์และส่งกลับไปที่ คุณ.
กระบวนการทั้งหมดมักใช้เวลาไม่มากนัก และช่วยให้คุณสามารถจัดการกับสัญญา ข้อตกลงทางกฎหมาย แบบสอบถาม แบบฟอร์มการรับสมัคร และเอกสารอื่นๆ ที่คล้ายคลึงกันได้อย่างง่ายดาย
ในฐานะผู้ใช้ Linux คุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์ต่างๆ เพื่อสร้างและแก้ไขแบบฟอร์มที่กรอกได้ รวมถึง รูปแบบ PDF. ตัวอย่างเช่น, สำนักงานเท่านั้น ชุดโปรแกรมสำนักงานแบบโอเพ่นซอร์สช่วยให้คุณสร้างไฟล์ดังกล่าวได้ ใช้ไคลเอนต์เดสก์ท็อป หรือรุ่นที่โฮสต์เองเรียกว่า เอกสาร ONLYOFFICE. แพ็คเกจทั้งสองเวอร์ชันมีอินเทอร์เฟซและคุณสมบัติการแก้ไขเหมือนกัน ดังนั้นกระบวนการสร้างฟอร์มจึงเหมือนกัน
ในคู่มือนี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธีสร้างแบบฟอร์มที่กรอกข้อมูลได้ด้วย ONLYOFFICE Docs ในวิธีที่สะดวกสบายยิ่งขึ้นด้วยความช่วยเหลือของคุณสมบัติที่เพิ่มเข้ามาใหม่ – บทบาทของผู้ใช้
เริ่มตั้งแต่เวอร์ชัน 7.0 เอกสาร ONLYOFFICEซึ่งเป็นชุดโปรแกรมสำนักงานสำหรับการทำงานร่วมกันแบบโอเพ่นซอร์ส ช่วยให้ผู้ใช้สามารถสร้าง แก้ไข และทำงานร่วมกันในแบบฟอร์มที่กรอกได้ซึ่งเรียกอีกอย่างว่า OFORM.
ตัวย่อนี้หมายถึงรูปแบบดั้งเดิมของ ONLYOFFICE ที่ใช้สำหรับรูปแบบดิจิทัลของตนเอง ไม่สามารถแก้ไขได้ ยกเว้นช่องที่บุคคลอื่นสามารถป้อนข้อมูลที่จำเป็นได้ ไม่ว่าจะเป็นค่าข้อความ ตัวเลข หรือรูปภาพ
คุณสมบัตินี้ช่วยให้คุณสร้างและแก้ไขเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ด้วยฟิลด์ที่กรอกได้ทางออนไลน์หรือในเครื่อง และคุณสามารถแชร์กับผู้ใช้รายอื่นได้ OFORM ช่วยให้คุณประหยัดเวลาได้มากในขณะที่ทำงานกับเอกสารมาตรฐาน
OFORM คล้ายกับการควบคุมเนื้อหาแบบดั้งเดิมใน Microsoft Office แต่มีความยืดหยุ่นมากกว่า ยิ่งไปกว่านั้น แบบฟอร์ม ONLYOFFICE ยังมีคุณสมบัติฟิลด์ขั้นสูงกว่าและมาพร้อมกับฟิลด์ประเภทต่างๆ:
รุ่นที่เพิ่งเปิดตัวของ เอกสาร ONLYOFFICE เวอร์ชัน v7.3 มีคุณลักษณะใหม่ที่ทำให้ขั้นตอนการกรอกแบบฟอร์มง่ายที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ในที่นี้หมายถึงบทบาทของผู้ใช้ ซึ่งเรียกอีกอย่างว่าบทบาทของผู้รับ
เมื่อสร้างแบบฟอร์มที่กรอกได้ใน เอกสาร ONLYOFFICEตอนนี้คุณสามารถสร้างบทบาทที่แตกต่างกันสำหรับผู้ใช้ที่จะกรอกเอกสารในภายหลัง ตัวอย่างเช่น หากคุณสร้างข้อตกลงการขาย คุณสามารถสร้างบทบาทสำหรับ ผู้ซื้อ, บทบาทสำหรับ ผู้ขายและมีบทบาทในการ ถูกกฎหมาย ที่ปรึกษาแต่ละคนระบุด้วยสีของตัวเอง
จากนั้น คุณสามารถกำหนดแต่ละฟิลด์ในเอกสารของคุณให้กับหนึ่งในบทบาทที่คุณสร้างขึ้น ในกรณีนี้ ผู้ซื้อ, ผู้ขาย, และ ถูกกฎหมาย ที่ปรึกษาจะสามารถรับรู้ฟิลด์ทั้งหมดที่ต้องกรอกโดยขึ้นอยู่กับบทบาทของพวกเขา
ตอนนี้ มาดูวิธีสร้างและจัดการบทบาทของผู้ใช้ในรูปแบบ ONLYOFFICE
เมื่อคุณสร้างเทมเพลตฟอร์มใน เอกสาร ONLYOFFICEคุณทำงานร่วมกับ DOCXF รูปแบบ. นี่เป็นอีกรูปแบบหนึ่งที่สร้างโดยนักพัฒนา ONLYOFFICE
มันขึ้นอยู่กับ DOCX และใช้สำหรับเทมเพลตฟอร์มเท่านั้น เทมเพลต DOCXF สามารถแก้ไขได้และสามารถบันทึกเป็นไฟล์ OFORM หรือ PDF ที่แก้ไขไม่ได้ ซึ่งเป็นรูปแบบที่ใช้สำหรับแบบฟอร์มที่กรอกได้
ในการเริ่มต้น ให้สร้างไฟล์ DOCXF ใหม่หรืออัปโหลดไฟล์ DOCX แล้วเปลี่ยนเป็นเทมเพลต จากนั้นแก้ไขข้อความและเพิ่มฟิลด์ที่จำเป็นทั้งหมดโดยเลือกประเภทที่คุณต้องการในแท็บแบบฟอร์ม หลังจากเพิ่มฟิลด์และกำหนดค่าคุณสมบัติแล้ว คุณสามารถสร้างบทบาทได้มากเท่าที่คุณต้องการ
หากต้องการสร้างบทบาท ให้ไปที่ แบบฟอร์ม แท็บแล้วคลิก จัดการ ปุ่มบทบาท คุณจะเห็นหน้าต่างใหม่ที่คุณจะสามารถสร้างบทบาทใหม่ ปรับเปลี่ยนบทบาทที่มีอยู่ และลบบทบาทที่คุณไม่ต้องการอีกต่อไปโดยใช้ปุ่มที่เกี่ยวข้อง — ใหม่, แก้ไข, และ ลบ.
เมื่อสร้างบทบาทใหม่ คุณต้องป้อนชื่อและเลือกสีที่สอดคล้องกันซึ่งจะทำให้แตกต่างจากบทบาทอื่นๆ คุณยังสามารถเปลี่ยนชื่อบทบาทและเปลี่ยนสีได้ตลอดเวลาโดยใช้หน้าต่างเดียวกัน
เมื่อคุณสร้างบทบาทที่จำเป็นทั้งหมดสำหรับฟอร์มของคุณเสร็จแล้ว คุณสามารถกำหนดบทบาทให้กับฟิลด์ต่างๆ ได้ โดยคลิก a สนาม และพบกับ WHO ต้องกรอกข้อมูลนี้หรือไม่? ตัวเลือกที่มุมขวาบนของเมนูการตั้งค่าแบบฟอร์ม เปิดรายการแบบเลื่อนลงและเลือกบทบาทที่คุณต้องการ
ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถกำหนดบทบาททั้งหมดในเอกสารของคุณได้อย่างรวดเร็ว ทำให้ผู้ใช้รายอื่นกรอกสิ่งที่พวกเขาต้องกรอกได้ง่ายขึ้น
เมื่อแบบฟอร์มของคุณพร้อม คุณสามารถคลิก ดู ตัวเลือกแบบฟอร์มบน แบบฟอร์ม แท็บและดูว่าแบบฟอร์มจะมีลักษณะอย่างไรในสายตาของผู้รับแต่ละคน
ตัวอย่างเช่น, ผู้ซื้อ จะเห็นแต่ช่องสีน้ำเงินเพราะกำหนดบทบาทไว้แล้ว ช่องอื่นๆ ทั้งหมดจะถูกทำเครื่องหมายด้วยสีเทา
นี่ไง. ตอนนี้คุณสามารถบันทึกแบบฟอร์มของคุณเป็น แบบฟอร์ม หรือเปลี่ยนเป็น PDF ที่กรอกได้
ในการอัปเดตในอนาคต สำนักงานเท่านั้น นักพัฒนาสัญญาว่าจะขยายการทำงานของบทบาทโดยเพิ่มตัวเลือกในการตั้งค่าข้อจำกัดสำหรับบางบทบาทและเพิ่มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ การปรับปรุงนี้ฟังดูน่าสนใจ ดังนั้นเราหวังว่าจะได้เห็นการปรับปรุงนี้ในเร็วๆ นี้