E-mailurile scurte pentru e-mailurile electronice au devenit o modalitate importantă de a comunica mesajele cu oamenii. Sunt aproape ca cum ne comportăm în general. În viața reală, cu cine am putea comunica, este de așteptat să arătăm un anumit nivel de decență. Pentru aceasta ne structurăm conduita, manierismul să fie politicos și politicos.
Deși structura și liniile directoare cu privire la scrierea unui e-mail pot fi subiective și pot depinde de organizația dvs. (dacă sunteți profesionist). Dar sunt comune etichete de e-mail la care ar trebui să încercați să respectați.
Un font este tipul de text pe care l-ați folosi în e-mail. Asigurați-vă că fontul pe care îl utilizați este ușor pentru ochi și nu este jignitor pentru cititor. În cazul în care este nevoie să utilizați mai multe fonturi, încercați să rămâneți la două fonturi atunci când scrieți un e-mail și abțineți-vă de la utilizarea multor culori pentru a face e-mailul mai elegant. Exemple de fonturi cu aspect decent sunt Times New Roman, Calibri și Courier New.
Citește și: Cum funcționează instrumentul de programare Gmail?
Unul dintre cele mai importante sfaturi privind eticheta prin e-mail este să ai un subiect clar care să se potrivească cu corpul e-mailului tău. Pe lungime, ar trebui să fie suficient de lung pentru ca cititorul să obțină esența a ceea ce este scris în corp.
Nu este suficient să spui „Bună ziua” sau „Întâlnire” în subiect. De asemenea, nu puneți totul în majuscule doar pentru că doriți ca subiectul dvs. să fie tare și clar.
Unul dintre cei buni sfaturi privind eticheta prin e-mail este să folosești un limbaj formal și succint, adaptat publicului tău. Acum, aceasta acoperă două aspecte - mai întâi, ar trebui să vă cunoașteți publicul țintă și apoi să utilizați un limbaj pe care îl folosesc. În al doilea rând, folosiți un limbaj decent, care va atrage mai multă seriozitate asupra a ceea ce ați scris.
De asemenea, asigurați-vă că vă verificați e-mailul pentru eventuale greșeli gramaticale. S-ar putea să nu fiți un nazist de gramatică, dar asigurați-vă că aveți grijă de erorile gramaticale de bază, altfel cititorul dvs. s-ar putea să credeți că nu v-ați deranjat să citiți corect mesajele sau nu știți cum să vorbiți limba.
Nu este suficient un răspuns automat care să spună „Am ieșit din funcție și îmi voi reveni odată ce mă întorc”. Aici cititorul final sau o persoană care dorește să facă afaceri cu dvs. nu știe cât timp ar trebui să aștepte pentru a intra din nou în legătură cu dvs. și a relua activitatea.
Una dintre cele mai bune exemple de etichetă prin e-mail este să împărtășiți un contact alternativ pe care îl puteți răspunde în cazul în care apare o întrebare pentru dvs.
Formatați-vă e-mailul astfel încât punctele să fie structurate în paragrafe. Dacă creați un e-mail în numele companiei dvs., este posibil să fiți atenți la formatul care prevalează în organizația dvs. De asemenea, ați dori să vă asigurați că ați atașat toate fișierele pe care le-ați menționat în corp.
Este posibil să nu puteți scrie un e-mail perfect și să recunoaștem că nimeni nu poate. Dar, cel mai puțin pe care îl putem face este să eliminăm toate erorile posibile de la capătul nostru. Ar putea fi orice. De exemplu, este posibil să fi uitat să atașați un fișier sau să fi făcut câteva erori gramaticale. Deci, citiți și citiți din nou e-mailurile. Puteți folosi chiar și verificări de plagiat și gramatică online, care elimină în mod eficient defectele majore din conținut. La urma urmei, un e-mail vă stabilește imaginea în ochii publicului țintă.
Un e-mail fără o deconectare corespunzătoare sau închiderea e-mailului este ca și cum ați încheia brusc o conversație cu o persoană. În scenariul din viața reală, așa cum ați încheia întâlnirea cu o persoană spunând „pa” sau „o zi plăcută”. În mod similar, deconectarea este utilizată pentru a încheia cu ușurință e-mailul.
Deși este posibil să fim obișnuiți să folosim o anumită semnare, este important să rețineți că fiecare închidere are o relevanță. De exemplu, sincer, salutările și cele mai bune salutări sunt închideri de e-mail foarte formale, dar dacă ești tu vă adresați cuiva care este mai mult de „tipuri semi-formale” pe care le-ați putea încheia spunând urale sau călduros.
Poate că este o exagerare, dar blocul dvs. de semnătură ar trebui să lase o impresie durabilă în mintea cititorului. De fapt, acest lucru poate fi utilizat dacă cititorul dorește să ia legătura cu dvs. sau cu compania dumneavoastră. Semnătura dvs. ar trebui să aibă preferabil
Trebuie citit: Cum să vă protejați contul Gmail: un ghid rapid
Când scrieți un e-mail cuiva, acesta este reprezentantul dvs. sau al companiei dvs. Un e-mail bine scris și bine structurat s-ar putea să nu câștige premii, dar va arăta că sunteți un profesionist temeinic și un comunicator eficient.