Nextcloud este o platformă de colaborare de conținut open-source care face posibilă crearea de stocare sigură a fișierelor cu funcții de partajare și sincronizare. Nu este prea mult să spunem că Nextcloud este o soluție ideală pentru gestionarea fișierelor, așa cum permite această platformă să partajați fișiere și foldere pe computer și să le sincronizați instantaneu cu Nextcloud Server.
Cu toate acestea, Netxcloud nu este bun numai pentru fotografii și fișiere multimedia. Această platformă are multe de oferit atunci când te ocupi de documente de birou. Acest articol vă va învăța cum să lucrați cu documente în instanța dvs. Netxlcoud.
Cu Nextcloud, puteți construi un mediu de stocare convenabil în care puteți păstra și gestiona toate documentele text, foile de calcul și prezentările. Le puteți încărca manual sau puteți importa fișiere office din stocarea terță parte instalând aplicațiile corespunzătoare din magazinul de aplicații încorporat.
De exemplu, este posibil să integrați Dropbox, OneDrive și Google Drive. Astfel, puteți importa documentele de birou și alte date în stocarea Netxcloud.
Nextcloud vă permite să gestionați documentele în moduri diferite. Puteți crea foldere și subdosare pentru a păstra separat documente de diferite tipuri. De exemplu, puteți crea un folder pentru prezentări și unul pentru foi de calcul. De asemenea, puteți redenumi, copia sau muta cu ușurință fișierele Office, alegând opțiunea necesară din meniul contextual când faceți clic dreapta pe ele.
Pentru a accesa rapid documentele necesare, le puteți marca ca favorite. Când trebuie să lucrați cu ei, faceți clic pe butonul Favorite pictograma din panoul din stânga și veți vedea toate documentele disponibile cu această stare.
O altă caracteristică utilă este capacitatea de a atribui etichete. Dacă doriți să creați o etichetă, tot ce trebuie să faceți este să deschideți un fișier prin intermediul Detalii vizualizați în meniul contextual. Apoi introduceți ceea ce doriți să utilizați ca etichetă. Aveți voie să atribuiți mai multe etichete unui singur fișier. Toate etichetele sunt partajate de toți utilizatorii de pe serverul dvs. Nextcloud.
Mai mult, toate Nextcloud utilizatorii au voie să lase comentarii. Puteți folosi Detalii vizualizare pentru a adăuga comentariile dvs. la un document sau pentru a le citi pe cele lăsate de alții. Comentariile sunt vizibile pentru utilizatorii care au acces la fișier.
Nextcloud vine cu suport complet pentru WebDAV, astfel încât să vă puteți conecta și sincroniza cu ușurință cu documentele dvs. din stocarea Nextcloud prin acest protocol. Aveți voie să vă conectați la dispozitive Linux, Windows și macOS, precum și la aplicații mobile pentru Android și iOS.
Odată conectat, vă puteți sincroniza computerul desktop sau smartphone-ul cu serverul dvs. Nextcloud. Acest lucru este util mai ales atunci când sunteți în mod constant în mișcare și trebuie să vă accesați documentele din diferite locații.
Ceea ce face ca Nextcloud mare este capabilitățile sale de partajare securizată a fișierelor. Ca utilizator Nextcloud, puteți partaja fișiere și chiar dosare cu linkuri publice, alți utilizatori și grupuri, cercuri și conversații Talk.
Când partajați un document, o foaie de calcul sau o prezentare, puteți permite editarea fișierului cu soluțiile de editare colaborativă Nextcloud, cum ar fi ONLYOFFICE.
Opțiuni suplimentare de partajare pentru fișierele Office sunt:
Partajarea internă este disponibilă și în Nextcloud.
Dacă aveți de-a face cu informații confidențiale, veți găsi cu siguranță această funcție utilă. Faptul este că Nextcloud vine cu o aplicație de criptare pe partea serverului. Când o activați, toate fișierele dvs. Nextcloud sunt criptate automat pe partea serverului.
Aplicația de criptare folosește datele dvs. de conectare ca parolă pentru cheia dvs. unică de criptare, astfel încât nu trebuie să faceți nimic. Conectați-vă la instanța dvs. Nextcloud și gestionați documentele de la birou așa cum o faceți de obicei. Nu uitați că vă puteți schimba parola în orice moment.
Puteți activa criptarea pe server în setările de administrare.
Nextcloud se integrează cu ușurință cu unele suite de birou, permițându-vă să creați și să editați documente de birou online. Una dintre cele mai bune soluții este ONLYOFFICE Docs, un pachet de birou open-source pentru editarea și colaborarea online a documentelor. Când este integrat, ONLYOFFICE Docs face posibilă editarea fișierelor DOCX, XLSX, PPTX, CSV și TXT, precum și vizualizarea PDF-urilor.
Cu această suită de birou online, vi se permite să colaborați cu alți utilizatori Nextcloud în timp real. În acest scop, ONLYOFFICE Docs oferă un set complet de funcții de colaborare, inclusiv două moduri de co-editare (Rapid și Strict), Versiune Controlați și istoricul versiunilor, urmăriți modificările, comentariile, mențiunile utilizatorului și comunicarea prin intermediul sistemului încorporat conversație.
Colaborarea documentelor în timp real este posibilă chiar și între diferite instanțe federate Nextcloud care sunt conectate la un singur server de documente ONLYOFFICE (ONLYOFFICE Docs).
Citit acest ghid pentru a afla cum să integrați ONLYOFFICE Docs cu Nextcloud.
Pe lângă documentele text tradiționale, foile de calcul și prezentările, ONLYOFFICE Docs de asemenea, vă permite să lucrați cu formulare care se pot completa. Cu alte cuvinte, puteți crea, edita și colabora la documente cu câmpuri care pot fi completate. Aceste câmpuri pot fi de diferite tipuri. De exemplu, câmpuri de text, butoane radio, liste derulante, casete de selectare, casete combinate și imagini.
Când creați un formular care poate fi completat, puteți adăuga câte câmpuri este necesar și puteți ajusta proprietățile acestora. ONLYOFFICE Docs funcționează cu DOCXF, propriul format pentru șabloane de formulare. Deci, atunci când creați un formular, creați un fișier DOCX pe care îl puteți edita și chiar partaja altora în scopuri de colaborare.
Când dvs DOCXF formularul este gata, îl puteți salva ca OFORM. Aceasta este o altă extensie de fișier dezvoltată de echipa ONLYOFFICE. Acest format este folosit pentru formularele gata de completare. Principala particularitate a OFORM este că un astfel de fișier nu poate fi editat decât pentru introducerea datelor în câmpuri.
Deci, când deschideți un fișier OFORM, nu veți vedea niciun instrument de editare. Veți putea să navigați prin câmpurile existente și să introduceți datele necesare. Când fișierul OFORM este finalizat, îl puteți salva ca PDF și îl puteți descărca direct din interfața editorului.
În plus față de permisiunile standard de partajare a fișierelor, ONLYOFFICE Docs oferă un set de drepturi de acces avansate pe care le puteți utiliza în timp ce partajați un fișier Office cu alți utilizatori:
Nextcloud vă permite să partajați fișiere de birou folosind drag-drop în Talk. Toți participanții la chat vor avea acces la fișierul partajat.
ONLYOFFICE Docs vine și cu funcții de conversie. Deci, dacă aveți alte documente de birou decât OOXML, le puteți converti cu un clic. Lista de formate compatibile pentru conversie este foarte lungă și include DOC, DOCM, DOT, DOTX, EPUB, HTM, HTML, ODP, ODT, POT, POTM, POTX, PPS, PPSM, PPSX, PPT, PPTM, RTF, XLS, XLSM, XLT, XLTM, XLTX.
Fără conversie la OOXML, puteți deschide astfel de fișiere doar pentru vizualizare. Dacă doriți să convertiți un fișier non-OOXML, faceți clic dreapta pe el și selectați opțiunea Convertiți cu ONLYOFFICE. După aceea, îl veți putea deschide și edita fără limitări.
Când vine vorba de protecția documentelor, ONLYOFFICEN Docs are câteva caracteristici cu adevărat interesante. Cel mai simplu mod de a preveni accesul neautorizat la documentul dvs. este să setați o parolă puternică. Când deschideți documentul, va trebui să introduceți parola de fiecare dată. Acest lucru este foarte util dacă există riscul ca cineva să vă poată accesa dispozitivul atunci când sunteți temporar departe de acesta.
O altă caracteristică de securitate este capacitatea de a adăuga filigrane. ONLYOFFICE Docs vă permit să adăugați un filigran text sau să utilizați o imagine pentru a vă proteja fișierele de birou. În setarea ONLYOFFICE, puteți decide, de asemenea, dacă doriți ca filigranele să fie afișate în timp ce partajați fișierele cu vizualizarea securizată.
Pentru utilizatorii avansați, există ceva mai sofisticat. ONLYOFFICE Docs folosește Jason Web Token (JWT), astfel încât să puteți activa această tehnologie și să vă configurați jetonul pentru a oferi cel mai înalt nivel de securitate. Citeste documentație oficială dacă doriți să aflați despre JWT în ONLYOFFICE Docs.
După cum puteți vedea, Netxcloud este o platformă excelentă pentru gestionarea documentelor și partajarea fișierelor. Cu toate acestea, devine mult mai puternic atunci când îl integrezi ONLYOFFICE Docs. Soluția combinată poate îndeplini toate sarcinile de birou și vă permite să creați un mediu de colaborare securizat pe mașina dvs. locală.