Il salvataggio di file in applicazioni Microsoft Office come Word, Excel e PowerPoint può essere descritto come l'attività più importante. La maggior parte utilizza queste applicazioni in modo professionale a causa della loro facilità d'uso e della non disponibilità di alternative migliori. Uno dei principali problemi affrontati è la perdita dei dati su cui stavamo lavorando a causa di arresti anomali del sistema e sbalzi di tensione. Per evitare la perdita di dati e riprovare il lavoro svolto possiamo allenare le dita a premere CTRL e S, ogni pochi minuti per salvare i nostri dati oppure possiamo apportare alcune modifiche al Microsoft Office impostazioni e lascia che il software lo faccia per noi.
Microsoft ha inculcato due funzionalità nella sua suite di applicazioni Office, Salvataggio automatico & Ripristino automatico. Entrambe le funzionalità potrebbero sembrare simili ma sono agli antipodi nella loro funzionalità.
Salvataggio automatico: Aiuta l'utente a salvare il file di Office corrente su cui si sta lavorando automaticamente, ogni pochi secondi. Tuttavia, per ottenere ciò, il file deve essere salvato su OneDrive, OneDrive for business o SharePoint. Non supporta il salvataggio di file su un'unità locale.
Ripristino automaticoNota: per salvare automaticamente i file quando si lavora su un disco rigido, Microsoft ha introdotto un'altra funzionalità, Ripristino automatico, che può salvare automaticamente i file ogni minuto, a condizione di modificare le impostazioni.
La funzionalità di salvataggio automatico in Office è una funzionalità molto importante che garantisce l'assenza di perdite di lavoro durante eventuali problemi di alimentazione incontrollabili o problemi con la schermata blu che Dio non voglia. Una volta attivato, salva automaticamente il file su cui l'utente sta lavorando, ogni pochi secondi senza dover tenere premuti CTRL e S. Tuttavia, Microsoft ha fornito questo vantaggio solo a quegli utenti che salvano i file su cloud storage come OneDrive, OneDrive for Business e SharePoint. Ad esempio, se stai lavorando a una presentazione, assicurati che PowerPoint salverà automaticamente il file ogni volta. Per abilitare questa funzione, seguire i passaggi seguenti per attivare l'opzione di salvataggio automatico.
Passaggio 1: fare clic su File nell'angolo in alto a sinistra, quindi fare clic su Opzioni nella barra blu.
Passaggio 2: fare clic su Salva tra le varie opzioni a sinistra.
Passaggio 3: selezionare la casella di controllo accanto alla prima opzione "Salvataggio automatico dei file OneDrive e SharePoint Online per impostazione predefinita su Word".
Passaggio 4: fare clic su OK nella parte inferiore della finestra.
L'opzione di salvataggio automatico sarà ora attivata. Puoi verificarlo nell'angolo in alto a sinistra in una qualsiasi delle applicazioni di Office. Questo ora abiliterà il salvataggio automatico in Excel, PowerPoint e Word.
Se il salvataggio automatico è disabilitato in uno stato OFF, allora dovresti controllare quanto segue sul tuo computer:
Prova a salvare qualsiasi file e controlla cosa succede quando provi a salvarlo su OneDrive. Se OneDrive non è configurato, il pulsante Salvataggio automatico in alto rimarrà sempre disabilitato. Configurare. Fare clic sull'opzione Aggiungi un luogo e seguire i passaggi per sincronizzare OneDrive con le applicazioni di Office. Clic Qui per OneDrive.
Se il tuo computer non è connesso a Internet, questa opzione sarà disabilitata in quanto sarà in grado di connettersi al tuo account di archiviazione cloud OneDrive.
Per ulteriori informazioni su come applicare una password a un foglio Excel, fare clic su Qui.
La funzione di ripristino automatico nelle applicazioni di Office garantisce che i file di Office aperti vengano salvati automaticamente in background. Non sentirai che questo processo ha luogo in quanto non fornisce alcuna notifica durante il salvataggio. Ciò garantisce che venga eseguito un backup in caso di problemi con il computer inevitabili. È simile alla funzione di salvataggio automatico con due piccole differenze. Uno, è applicabile ai file che vengono salvati sul disco rigido o sul disco flash e, in secondo luogo, salva il file ogni minuto rispetto alla funzione di salvataggio automatico che lo fa in pochi secondi.
L'impostazione predefinita di Microsoft per il ripristino automatico è impostata su 10 minuti, il che significa che i file verranno salvati una volta ogni 10 minuti. Penso che 10 minuti siano un tempo considerevolmente lungo e ho ridotto quel tempo a solo 1 minuto. Ora, se spengo accidentalmente il mio computer senza salvare i miei file di Office, perderei solo il lavoro svolto nell'ultimo minuto. Per modificare le impostazioni da 10 minuti a 1 minuto, seguire i seguenti passaggi:
Passaggio 1: fare clic su File nell'angolo in alto a sinistra, quindi fare clic su Opzioni nella barra blu.
Passaggio 2: fare clic su Salva tra le varie opzioni a sinistra.
Passaggio 3: selezionare la casella di controllo accanto all'opzione "Informazioni di ripristino automatico ogni" e inserire il numero di minuti. Il valore predefinito sarebbe 10 e l'ho impostato su 1.
Passaggio 4: fare clic su OK nella parte inferiore della finestra.
Microsoft afferma che l'impostazione di un numero inferiore nella casella dei minuti rallenterà le prestazioni di lavoro delle applicazioni di Office poiché utilizzerebbe più risorse frequentemente per salvare il file. Personalmente non ho riscontrato alcuna differenza con il funzionamento delle applicazioni di Office anche dopo aver impostato il timer a 1 minuto. Tuttavia, se noti differenze, ti consiglio di aumentare i minuti a 2 o 3 e quindi controllare le prestazioni.
C'è un'altra opzione che vale la pena notare e questa è la posizione dei file ripristinati automaticamente nelle applicazioni di Office. Ci sono dubbi su dove si trovi la posizione di salvataggio automatico di Microsoft Word. Nella figura sopra, puoi osservare che la posizione predefinita può essere impostata dall'utente. Ho impostato una cartella sul desktop con il nome di "File di Word" come posizione predefinita per i file di Word salvati automaticamente.
NotaNota: il salvataggio automatico e il salvataggio automatico devono essere configurati singolarmente in tutte le applicazioni Microsoft Office come Word, Excel e PowerPoint. L'attivazione della funzione in MS Word non la attiverà automaticamente in MS Excel.
Per un elenco completo dei collegamenti in MS Office, fare clic su Qui.
Uno dei problemi che ho riscontrato su Internet per quanto riguarda il salvataggio di un documento Word come file PDF. È molto semplice in quanto prevede l'apertura del file nell'applicazione Word e il salvataggio come documento PDF.
Per maggiori dettagli su come convertire un documento in un PDF, fare clic su Qui.
Microsoft Office è senza dubbio la migliore suite di applicazioni sia per uso professionale che privato. Ci sono molti segreti nascosti nelle applicazioni di Office e numerosi modi per personalizzarli in base alle nostre esigenze. Salvataggio automatico e Salvataggio automatico sono entrambe opzioni non molto conosciute, ma sono tra le principali funzionalità indispensabili. Prova a usarli e fammi sapere se riscontri problemi con l'abilitazione dell'opzione di salvataggio automatico sul tuo computer. Ricorda la posizione dei file salvati automaticamente. Inoltre, se sei a conoscenza di tali funzionalità che possono essere di grande utilità nell'applicazione Office, menzionale gentilmente nella sezione commenti qui sotto.