Η αποθήκευση αρχείων σε εφαρμογές του Microsoft Office όπως το Word, το Excel και το PowerPoint μπορεί να περιγραφεί ως η πιο σημαντική εργασία. Οι περισσότερες από αυτές τις εφαρμογές χρησιμοποιούν επαγγελματικά λόγω της ευκολίας χρήσης τους και της μη διαθεσιμότητας καλύτερων εναλλακτικών λύσεων. Ένα από τα σημαντικότερα προβλήματα που αντιμετωπίζουμε είναι η απώλεια δεδομένων στα οποία εργαζόμασταν λόγω διακοπής λειτουργίας του συστήματος και υπερτάσεων ισχύος. Για να αποφύγουμε την απώλεια δεδομένων και να επαναλάβουμε τη δουλειά που κάνουμε, μπορούμε είτε να εκπαιδεύσουμε τα δάχτυλά μας να πατήσουν CTRL και S, κάθε λίγα λεπτά για να αποθηκεύσουμε τα δεδομένα μας ή μπορούμε να κάνουμε μερικές αλλαγές στο το γραφείο της Microsoft ρυθμίσεις και αφήστε το λογισμικό να το κάνει για εμάς.
Η Microsoft έχει ενσωματώσει δύο δυνατότητες στη σουίτα εφαρμογών του Office, Αυτόματη αποθήκευση & Αυτόματη ανάκτηση. Και τα δύο χαρακτηριστικά μπορεί να ακούγονται παρόμοια, αλλά διακρίνονται στη λειτουργικότητά τους.
Αυτόματη αποθήκευση: Βοηθά τον χρήστη να αποθηκεύσει το τρέχον αρχείο του Office το οποίο επεξεργάζεται αυτόματα, κάθε λίγα δευτερόλεπτα. Ωστόσο, για να επιτευχθεί αυτό, το αρχείο πρέπει να αποθηκευτεί στο OneDrive, στο OneDrive για επιχειρήσεις ή στο SharePoint. Δεν υποστηρίζει την αποθήκευση αρχείων σε μια τοπική μονάδα δίσκου.
Αυτόματη ανάκτηση: Για αυτόματη αποθήκευση των αρχείων όταν εργάζεστε σε σκληρό δίσκο, η Microsoft εισήγαγε μια άλλη δυνατότητα, την Αυτόματη ανάκτηση, η οποία μπορεί να αποθηκεύει αυτόματα τα αρχεία σας κάθε λεπτό, υπό την προϋπόθεση ότι αλλάζετε τις ρυθμίσεις.
Η δυνατότητα αυτόματης αποθήκευσης στο Office είναι μια πολύ σημαντική δυνατότητα που δεν διασφαλίζει απώλεια εργασίας κατά τη διάρκεια τυχόν ανεξέλεγκτων ζητημάτων τροφοδοσίας ή θεών που απαγορεύει ο Θεός την μπλε οθόνη. Μόλις ενεργοποιηθεί, αποθηκεύει αυτόματα το αρχείο στο οποίο εργάζεται ο χρήστης, κάθε λίγα δευτερόλεπτα χωρίς να χρειάζεται να πατήσετε παρατεταμένα τα πλήκτρα CTRL και S. Ωστόσο, η Microsoft έχει προσφέρει αυτό το πλεονέκτημα μόνο σε εκείνους τους χρήστες που αποθηκεύουν τα αρχεία στο cloud storage όπως το OneDrive, το OneDrive για επιχειρήσεις και το SharePoint. Για παράδειγμα, εάν εργάζεστε σε μια παρουσίαση, τότε βεβαιωθείτε ότι το PowerPoint θα αποθηκεύει αυτόματα το αρχείο για κάθε φορά. Για να ενεργοποιήσετε αυτήν τη δυνατότητα, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να ενεργοποιήσετε την επιλογή Αυτόματη αποθήκευση.
Βήμα 1: Κάντε κλικ στο Αρχείο στην επάνω αριστερή γωνία και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Επιλογές στην μπλε γραμμή.
Βήμα 2: Κάντε κλικ στο Αποθήκευση από τις διάφορες επιλογές στα αριστερά.
Βήμα 3: Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου δίπλα στην πρώτη επιλογή "Αυτόματη αποθήκευση αρχείων OneDrive και SharePoint Online από προεπιλογή στο Word".
Βήμα 4: Κάντε κλικ στο OK στο κάτω μέρος του παραθύρου.
Η επιλογή Αυτόματη αποθήκευση θα είναι πλέον ενεργοποιημένη. Μπορείτε να το ελέγξετε στην επάνω αριστερή γωνία σε οποιαδήποτε από τις εφαρμογές του Office. Αυτό θα ενεργοποιήσει τώρα την Αυτόματη αποθήκευση σε Excel, PowerPoint και Word.
Εάν η Αυτόματη αποθήκευση είναι απενεργοποιημένη σε κατάσταση OFF, τότε θα πρέπει να ελέγξετε τα ακόλουθα στον υπολογιστή σας:
Προσπαθήστε να αποθηκεύσετε οποιοδήποτε αρχείο και ελέγξτε τι συμβαίνει όταν προσπαθείτε να το αποθηκεύσετε στο OneDrive. Εάν το OneDrive δεν έχει ρυθμιστεί, τότε το κουμπί αυτόματης αποθήκευσης στην κορυφή θα παραμένει πάντα απενεργοποιημένο. Για διαμόρφωση. Κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη θέσης και ακολουθήστε τα βήματα για να συγχρονίσετε το OneDrive με τις εφαρμογές του Office. Κάντε κλικ εδώ για το OneDrive.
Εάν ο υπολογιστής σας δεν είναι συνδεδεμένος στο Διαδίκτυο, τότε αυτή η επιλογή θα απενεργοποιηθεί καθώς θα μπορεί να συνδεθεί στον λογαριασμό σας στο OneDrive cloud storage.
Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο εφαρμογής κωδικού πρόσβασης σε φύλλο Excel, κάντε κλικ στο εδώ.
Η δυνατότητα αυτόματης ανάκτησης στις εφαρμογές του Office διασφαλίζει ότι τα αρχεία του Office που ανοίγονται, αποθηκεύονται αυτόματα στο παρασκήνιο. Δεν θα αισθανθείτε αυτήν τη διαδικασία να πραγματοποιείται καθώς δεν δίνει ειδοποίηση κατά την αποθήκευση. Αυτό διασφαλίζει ότι λαμβάνεται αντίγραφο ασφαλείας σε αναπόφευκτα ζητήματα υπολογιστή. Είναι παρόμοιο με τη δυνατότητα αυτόματης αποθήκευσης με δύο μικρές διαφορές. Πρώτον, ισχύει για τα αρχεία που είναι αποθηκευμένα στον σκληρό δίσκο ή στο δίσκο flash και, δεύτερον, αποθηκεύει το αρχείο κάθε λεπτό σε σύγκριση με τη λειτουργία Αυτόματης αποθήκευσης που το κάνει σε λίγα δευτερόλεπτα.
Η προεπιλεγμένη ρύθμιση από τη Microsoft για την αυτόματη ανάκτηση ορίζεται σε 10 λεπτά που σημαίνει ότι τα αρχεία σας θα αποθηκεύονταν μία φορά κάθε 10 λεπτά. Νομίζω ότι τα 10 λεπτά είναι πολύ μεγάλο χρονικό διάστημα και μειώθηκαν σε μόλις 1 λεπτό. Τώρα, εάν απενεργοποιήσω κατά λάθος τον υπολογιστή μου χωρίς να αποθηκεύσω τα αρχεία του Office, τότε θα χάσω τη δουλειά που πραγματοποιήθηκε το τελευταίο ένα λεπτό. Για να αλλάξετε τις ρυθμίσεις από 10 λεπτά σε 1 λεπτό, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:
Βήμα 1: Κάντε κλικ στο Αρχείο στην επάνω αριστερή γωνία και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Επιλογές στην μπλε γραμμή.
Βήμα 2: Κάντε κλικ στο Αποθήκευση από τις διάφορες επιλογές στα αριστερά.
Βήμα 3: Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου δίπλα στην επιλογή "Αυτόματη ανάκτηση πληροφοριών κάθε" και εισαγάγετε τον αριθμό λεπτών. Η προεπιλογή θα ήταν 10 και το έχω ορίσει στο 1.
Βήμα 4: Κάντε κλικ στο OK στο κάτω μέρος του παραθύρου.
Η Microsoft ισχυρίζεται ότι ο καθορισμός χαμηλότερου αριθμού στο πλαίσιο του λεπτού θα επιβραδύνει την απόδοση λειτουργίας των εφαρμογών του Office καθώς θα χρησιμοποιούσε περισσότερους πόρους συχνά για να αποθηκεύσει το αρχείο. Προσωπικά δεν βρήκα καμία διαφορά με τη λειτουργία των εφαρμογών του Office, ακόμη και αφού έθεσα το χρονόμετρο σε 1 λεπτό. Ωστόσο, εάν παρατηρήσετε κάποια διαφορά, σας προτείνω να αυξήσετε τα λεπτά σε 2 ή 3 και, στη συνέχεια, να ελέγξετε την απόδοση.
Υπάρχει μια άλλη επιλογή που αξίζει να σημειωθεί και αυτή είναι η θέση των αρχείων Auto Recovered στο Office Applications. Υπάρχουν αμφιβολίες για το πού βρίσκεται η θέση αυτόματης αποθήκευσης του Microsoft Word. Στο παραπάνω σχήμα, μπορείτε να παρατηρήσετε ότι η προεπιλεγμένη τοποθεσία μπορεί να οριστεί από τον χρήστη. Έχω ορίσει ένα φάκελο στην επιφάνεια εργασίας με το όνομα "Word Files" ως την προεπιλεγμένη θέση για τα αρχεία Word που αποθηκεύονται αυτόματα.
Σημείωση: Η Αυτόματη αποθήκευση και η Αυτόματη ανάκτηση πρέπει να ρυθμιστούν ξεχωριστά σε όλες τις εφαρμογές του Microsoft Office όπως το Word, το Excel και το PowerPoint. Η ενεργοποίηση της δυνατότητας στο MS Word δεν θα την ενεργοποιήσει αυτόματα στο MS Excel.
Για μια πλήρη λίστα συντομεύσεων στο MS Office, κάντε κλικ στο εδώ.
Ένα από τα θέματα που έχω συναντήσει στο Διαδίκτυο όσον αφορά την αποθήκευση ενός εγγράφου Word ως αρχείο PDF. Είναι πολύ απλό καθώς περιλαμβάνει το άνοιγμα του αρχείου στην εφαρμογή Word και την αποθήκευσή του ως έγγραφο PDF.
Για περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με τον τρόπο μετατροπής ενός εγγράφου σε PDF, κάντε κλικ στο εδώ.
Το Microsoft Office είναι αναμφίβολα η καλύτερη σειρά εφαρμογών για επαγγελματική και ιδιωτική χρήση. Υπάρχουν πολλά μυστικά κρυμμένα στις εφαρμογές του Office και πολλοί τρόποι προσαρμογής τους ώστε να ταιριάζουν στις ανάγκες μας. Το AutoSave και το AutoRecover είναι και οι δύο τέτοιες επιλογές που δεν είναι γνωστές αλλά είναι από τις κορυφαίες λειτουργίες που πρέπει να έχετε. Προσπαθήστε να τα χρησιμοποιήσετε και ενημερώστε με αν αντιμετωπίζετε προβλήματα με την ενεργοποίηση της επιλογής Αυτόματη αποθήκευση στον υπολογιστή σας. Θυμηθείτε τη θέση των αυτόματων αποθηκευμένων αρχείων. Επίσης, εάν γνωρίζετε οποιεσδήποτε τέτοιες δυνατότητες που μπορούν να είναι πολύ χρήσιμες στην εφαρμογή του Office, παρακαλούμε να τις αναφέρετε στην παρακάτω ενότητα σχολίων.
