Digitale formularer er en fantastisk måde at øge produktiviteten for ethvert team eller gruppe af brugere, da de gør det muligt at oprette modeldokumenter på få sekunder. Når du arbejder med formularer, der kan udfyldes, skal du blot åbne en skabelon, der er klar til brug, foretage de nødvendige ændringer i sms om nødvendigt, del den opdaterede skabelon med andre personer, og vent, indtil de udfylder filen og sender den tilbage til du.
Hele processen tager normalt ikke meget tid og giver dig mulighed for nemt at håndtere kontrakter, juridiske aftaler, spørgeskemaer, optagelsesformularer og andre lignende dokumenter.
Som Linux-bruger kan du bruge forskellig software til at oprette og redigere udfyldelige formularer, herunder PDF-formatet. For eksempel ONLYOFFICE open source-kontorpakken giver dig mulighed for at oprette sådanne filer ved hjælp af sin desktop-klient eller den selv-hostede version kaldet ONLYOFFICE Docs. Begge versioner af pakken har samme grænseflade og redigeringsfunktioner, så processen med oprettelse af formularer er identisk.
I denne vejledning lærer du, hvordan du opretter formularer, der kan udfyldes med ONLYOFFICE Docs på en mere behagelig måde ved hjælp af den nyligt tilføjede funktion – brugerroller.
Fra version 7.0, ONLYOFFICE Docs, en open-source kollaborativ kontorpakke, giver brugerne mulighed for at oprette, redigere og samarbejde på formularer, der kan udfyldes, også kendt som OFORM'er.
Denne forkortelse betyder ONLYOFFICEs oprindelige format, der bruges til dets egne digitale formularer. De kan ikke ændres med undtagelse af de felter, hvor andre personer kan indtaste de nødvendige oplysninger, uanset om det er tekstværdier, tal eller billeder.
Denne funktion giver dig mulighed for at oprette og redigere elektroniske dokumenter med felter, der kan udfyldes online eller lokalt, og du kan dele dem med andre brugere. OFORM'er giver dig mulighed for at spare en masse tid, mens du arbejder med standarddokumenter.
OFORM'er ligner de traditionelle indholdskontroller i Microsoft Office, men de tilbyder en større grad af fleksibilitet. Desuden har ONLYOFFICE-formularer mere avancerede feltegenskaber og kommer med forskellige felttyper:
Den nyligt udgivne version af ONLYOFFICE Docs version, v7.3, indeholder en ny funktion for at gøre processen med formularudfyldning så nem som muligt. Det, der her menes, er brugerroller, også kaldet modtagerroller.
Når du opretter en udfyldelig formular i ONLYOFFICE Docs, nu kan du oprette forskellige roller for de brugere, der skal udfylde dokumentet senere. Hvis du for eksempel opretter en salgsaftale, kan du oprette en rolle for Køber, en rolle for Sælger, og en rolle for gyldige rådgiver, hver angivet med sin egen farve.
Derefter kan du tildele hvert felt i dit dokument til en af de roller, du har oprettet. I dette tilfælde Køber, det Sælger, og gyldige rådgiveren vil visuelt kunne genkende alle de felter, de skal udfylde afhængigt af deres rolle.
Lad os nu finde ud af, hvordan du opretter og administrerer brugerroller i ONLYOFFICE-formularer.
Når du opretter en formularskabelon i ONLYOFFICE Docs, arbejder du med DOCXF format. Dette er et andet format skabt af ONLYOFFICE-udviklerne.
Det er baseret på DOCX og bruges kun til formularskabeloner. DOCXF-skabeloner er redigerbare og kan gemmes som ikke-redigerbare OFORM- eller PDF-filer, de formater, der bruges til udfyldelige formularer.
For at komme i gang skal du oprette en ny DOCXF-fil eller uploade en DOCX-fil og omdanne den til en skabelon. Rediger derefter teksten og tilføj alle de påkrævede felter ved at vælge den type, du har brug for, på fanen Formularer. Når du har tilføjet felterne og konfigureret deres egenskaber, kan du oprette så mange roller, som du har brug for.
For at oprette en rolle skal du gå til Formularer fanen og klik på Styre rolle knap. Du vil se et nyt vindue, hvor du vil være i stand til at oprette nye roller, ændre de eksisterende og slette dem, du ikke længere har brug for ved hjælp af de tilsvarende knapper — Ny, Redigere, og Slet.
Når du opretter en ny rolle, skal du indtaste dens navn og vælge den tilsvarende farve, der adskiller den fra andre roller. Du kan også omdøbe roller og ændre deres farver til enhver tid ved at bruge det samme vindue.
Når du er færdig med at oprette alle de nødvendige roller til din formular, kan du tildele rollerne til forskellige felter. For at gøre det skal du klikke på a Mark og find WHO skal du udfylde dette? mulighed i øverste højre hjørne af menuen med formularindstillinger. Åbn rullelisten og vælg den rolle, du har brug for.
På denne måde kan du hurtigt tildele alle rollerne i dit dokument, hvilket gør det nemmere for andre brugere at udfylde det, de skal udfylde.
Når din formular er klar, kan du klikke på Udsigt formularmulighed på Formularer fanen og se, hvordan formularen vil se ud i hver enkelt modtagers øjne.
For eksempel Køber vil kun se de blå felter, fordi de er blevet tildelt deres rolle. Alle de andre felter vil blive markeret med en grå farve.
Dette er det. Nu kan du gemme din formular som OFORM eller gør det til en udfyldelig PDF.
I fremtidige opdateringer vil ONLYOFFICE udviklere lover at udvide rollefunktionaliteten ved at tilføje en mulighed for at opsætte begrænsninger for visse roller og tilføje e-signaturer. Denne forbedring lyder spændende, så vi håber at se den implementeret snart.